Zum Hauptinhalt springen
Projekt starten

E-Rechnung · XRechnung · ZUGFeRD · DATEV

E-Rechnung in DATEV: empfangen, prüfen, richtig buchen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie XRechnung und ZUGFeRD empfangen und GoBD-konform aufbewahren. Ab 2027 stellen Sie selbst aus – und Ihr Steuerberater will beides in DATEV: den Beleg und die passende Buchung.

Wir bauen den Weg von der Rechnung bis zum DATEV-Buchungsstapel: Ausgangsrechnungen aus Stripe, Shopware und JTL als KoSIT-validierte E-Rechnung plus EXTF-Stapel aus derselben Quelle (Exportly), Eingangsrechnungen geprüft und archiviert, bevor sie in DATEV Unternehmen online landen.

XRechnung & ZUGFeRD
EN 16931
XRechnung & ZUGFeRD
jede Rechnung validiert
KoSIT
jede Rechnung validiert
DATEV-Format, SKR03/04
EXTF
DATEV-Format, SKR03/04
XML-Archiv, 10 Jahre
GoBD
XML-Archiv, 10 Jahre

Kostenlos vorab: E-Rechnung-Validator – XRechnung oder ZUGFeRD lokal im Browser prüfen, bevor sie in DATEV landet.

01/2025
Empfangspflicht für alle Unternehmen – inkl. GoBD-Archiv des XML
01/2027
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz (2026)
01/2028
Ausstellungspflicht für alle Unternehmen
14 Tage
vom DATEV-Check bis zum Go-live

Wie E-Rechnung und DATEV zusammenspielen

Zwei Richtungen, ein Belegfluss:
Eingang und Ausgang.

DATEV ist nicht das System, das E-Rechnungen erzeugt – es ist das System, in dem sie gebucht werden. Dazwischen liegen Empfang, Prüfung, Archiv und Übergabe. Wer diese Schritte sauber baut, hat am Monatsende weder doppelte Belege noch Rückfragen aus der Kanzlei.

e-rechnung → datev · eu-central-1live

Eingangsrechnungen

  1. Empfang

    XRechnung-XML · ZUGFeRD-PDF

    per E-Mail, Peppol oder Portal-Download des Lieferanten

    eingegangen

  2. Prüfung

    EN-16931-Validierung

    Schema, Schematron-Regeln, Steuerkategorien, Summen – vor der Buchung

    valid

  3. Archiv

    GoBD-konforme Ablage

    XML-Original unverändert, 10 Jahre, revisionssicher (S3 Object Lock)

    archiviert

  4. Übergabe

    DATEV Unternehmen online

    über Belegtransfer bzw. die DATEV-Schnittstellen – Beleg + Datensatz

    übergeben

  5. Buchhaltung

    Buchung in DATEV

    Kanzlei oder eigene Fibu bucht aus den strukturierten Daten – kein Abtippen

    gebucht

Ausgangsrechnungen

  1. Quelle

    Stripe · Shopware · JTL

    Rechnungs-, Bestell- und Zahlungsdaten aus dem führenden System

    ausgelöst

  2. Normalisierung

    EN 16931 Datenmodell

    BT-Felder, Steuerkategorien, Leitweg-ID, Rechnungsreferenz bei Storno

    gemappt

  3. Validierung

    KoSIT-Validator

    Schematron-Prüfung jeder einzelnen Rechnung vor dem Versand

    valid

  4. Ausgabe

    XRechnung-XML + ZUGFeRD-PDF

    Versand per E-Mail oder Peppol, GoBD-Archiv auf AWS Frankfurt

    versendet

  5. Buchhaltung

    DATEV-Buchungsstapel (EXTF)

    Exportly: Erlös, Gebühr, Storno – SKR03/04, Belegnummer = Rechnungsnummer

    importfertig
Eingang: validieren, archivieren, an DATEV übergeben. Ausgang: E-Rechnung und DATEV-Buchungsstapel aus derselben Quelle – die Rechnungsnummer ist der Belegschlüssel, Abgleich entfällt.
Eingangsrechnungen

DATEV E-Rechnung empfangen – und vorher prüfen

Lieferantenrechnungen kommen als XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF per E-Mail, über Peppol oder als Download aus einem Portal. DATEV bietet dafür das E-Rechnungspostfach (Peppol, TRAFFIQX, E-Mail) und den Import in Unternehmen online; alternativ überträgt Belegtransfer die Dateien aus einem Ordner oder Vorsystem.

Was dabei oft fehlt: eine fachliche Prüfung vor der Übergabe (ist das XML valide, stimmen Steuerkategorie und Summen, ist es überhaupt eine E-Rechnung?) und ein GoBD-Archiv des unveränderten Originals. Unser kostenloser Validator deckt die Prüfung ab – lokal im Browser, ohne Upload. Für den laufenden Betrieb automatisieren wir denselben Schritt mit dem KoSIT-Validator und archivieren auf AWS Frankfurt.

  • Validierung: Schema, Schematron, Steuerkategorien, Summenregeln
  • Archiv: XML-Original unverändert, 10 Jahre, revisionssicher
  • Übergabe: Belegtransfer bzw. DATEV-Schnittstellen nach Unternehmen online
  • Buchung durch Ihre Kanzlei aus strukturierten Daten – kein Abtippen
Ausgangsrechnungen

XRechnung/ZUGFeRD und DATEV-Buchungsstapel aus einer Quelle

Ihre Rechnungen entstehen in Stripe, Shopware oder JTL. Wir nehmen Positionen, Steuersätze und Kundendaten von dort, bauen das EN-16931-Datenmodell, validieren gegen KoSIT und stellen XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF aus. Aus denselben Daten erzeugt Exportly(öffnet in neuem Tab) den DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format – SKR03 oder SKR04, mit Erlös, Gebühr, Storno und einer Belegnummer, die zur Rechnungsnummer passt.

  • Stripe Invoicing/Billing, Checkout, Payment Links; Shopware 6; JTL-Wawi als Quelle
  • KoSIT-Validierung vor Versand – nicht valide heißt: kein Versand, Alert mit Fehlerliste
  • EXTF-Stapel: Erlöskonto, Gebührenkonto, Steuerschlüssel, Belegnummer = Rechnungsnummer
  • Stornos & Gutschriften als Rechnungskorrektur mit Referenz (BT-25) – OP-Liste geht auf

Begriffe, die Ihre Kanzlei verwendet

Unternehmen online, Belegtransfer, EXTF –
was in DATEV welche Rolle spielt.

Sechs DATEV-Bausteine, die beim Thema E-Rechnung regelmäßig auftauchen – und wo unsere Pipeline jeweils andockt. Stand der Produktbeschreibungen: datev.de; Lizenz und Einrichtung laufen über Ihre Kanzlei bzw. DATEV.

  • DATEV E-Rechnungsplattform & E-Rechnungspostfach

    Webbasierter Empfang von E-Rechnungen aus dem Peppol-Netzwerk, dem TRAFFIQX-Netzwerk oder per E-Mail; XRechnung- und ZUGFeRD-Daten werden im Postfach visualisiert. Der Empfang ist laut DATEV kostenfrei und an Unternehmen online angebunden.

    • Peppol
    • E-Mail
    • Empfang

  • DATEV Unternehmen online

    Die Drehscheibe zwischen Unternehmen und Kanzlei: E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD 2.x und XRechnung ab Version 2.x lassen sich dort einlesen und weiterverarbeiten – Belegbild und strukturierte Daten bleiben zusammen.

    • ZUGFeRD 2.x
    • XRechnung 2.x+
    • Kanzlei

  • DATEV Belegtransfer

    Überträgt Belege sowie strukturierte Rechnungs- und Kassendaten automatisch aus festgelegten Ordnern oder Vorsystemen nach Unternehmen online – der klassische Weg, wenn E-Rechnungen aus einem eigenen System oder Archiv kommen.

    • Ordner-Sync
    • Vorsystem
    • automatisch

  • DATEV-Format (EXTF-Buchungsstapel)

    Das Standardformat, mit dem Fremdsysteme Buchungsstapel und Stammdaten in die DATEV-Rechnungswesen-Programme importieren (EXTF_*.csv). Genau diese Datei erzeugt Exportly aus Ihren Ausgangsrechnungen – inklusive Belegnummer, Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel.

    • EXTF
    • SKR03/04
    • Import

  • Rechnungsdaten- & Buchungsdatenservice

    DATEV-Schnittstellen für Marktplatzpartner: Der Rechnungsdatenservice überträgt Belegbilder und strukturierte Belegdaten nach Unternehmen online, der Buchungsdatenservice Buchungssätze samt Belegen in die DATEV-Buchführung. Wir binden Ihr System an, wenn Ihr ERP einen dieser Services anbietet.

    • Marktplatz
    • Belegdaten
    • Buchungssätze

  • GoBD-Archiv – außerhalb oder innerhalb von DATEV

    Die Aufbewahrungspflicht gilt für das strukturierte Original (XML). Ob Sie im DATEV-Umfeld archivieren oder in einem eigenen revisionssicheren Speicher: Das XML darf nicht verändert, die Prüfung muss nachvollziehbar sein.

    • GoBD
    • 10 Jahre
    • XML-Original

Acht Fehler, die wir im DATEV-Check am häufigsten sehen

Warum E-Rechnungen in DATEV
nicht aufgehen.

Die meisten Probleme entstehen nicht in DATEV, sondern davor: im Format, in der Steuerlogik oder in der Belegnummer. Jeder dieser Fehler ist ein Validator-Treffer – wenn validiert wird.

  • Fehlende Leitweg-ID (BT-10)

    Bei Rechnungen an Behörden ist die Leitweg-ID des Empfängers Pflicht. Fehlt sie oder steht sie im falschen Feld, lehnen ZRE/OZG-RE die XRechnung ab – und in DATEV fehlt der Beleg zur offenen Forderung.

    • XRechnung
    • B2G
    • BT-10

  • Falsche Steuerkategorie

    Kategorie S mit 0 % oder Reverse Charge ohne Code AE: Der KoSIT-Validator meldet BR-S-/BR-AE-Regelverstöße, DATEV bekommt den falschen Steuerschlüssel. Positionssteuersatz und Steuerzusammenfassung (BG-23) müssen zusammenpassen.

    • BR-S
    • BR-AE
    • Steuerschlüssel

  • PDF statt XML

    Ein PDF ohne eingebettetes XML ist seit 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung“. Wer das PDF in Unternehmen online hochlädt, hat zwar ein Belegbild, aber keine strukturierten Daten – und bei der Ausstellung ab 2027 keine gültige E-Rechnung.

    • § 14 UStG
    • sonstige Rechnung

  • Doppelte Buchung

    E-Rechnung aus dem Rechnungstool, Zahlung aus Stripe, Beleg per Belegtransfer: Dieselbe Rechnung landet zweimal in DATEV. Ursache ist fast immer, dass Rechnungsnummer und Belegnummer nicht aus einer Quelle stammen.

    • Belegnummer
    • Idempotenz

  • ZUGFeRD-Profil zu niedrig

    MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Positionsdaten und erfüllen EN 16931 nicht. Pflichtkonform sind erst die Profile EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG.

    • ZUGFeRD 2.x
    • EN 16931
    • Profil

  • Rundungs- und Summenfehler

    BR-CO-10 bis BR-CO-16: Positionssummen, Steuerbeträge und Fälligkeitsbetrag müssen auf den Cent aufgehen. Shop-Systeme runden brutto, Buchhaltung rechnet netto – ohne Normalisierung scheitert die Validierung.

    • BR-CO
    • Rundung

  • Mail-Postfach als Archiv

    Eingangsrechnungen bleiben im Outlook-Ordner, die XML wird nie gespeichert. GoBD verlangt das unveränderte Original, revisionssicher und auffindbar – ein Postfach ist kein Archiv.

    • GoBD
    • Aufbewahrung

  • Storno ohne Referenz

    Gutschriften und Stornos ohne Verweis auf die Ursprungsrechnung (BT-25) lassen sich in DATEV nicht sauber gegen die offene Forderung ausziffern. Ergebnis: OP-Listen, die nie aufgehen.

    • BT-25
    • Credit Note
    • OP-Liste

Unsere Lösung

Eine Quelle, zwei Artefakte:
E-Rechnung und EXTF-Stapel.

Bestellung oder Zahlung → EN 16931 → KoSIT valid → XRechnung / ZUGFeRD → DATEV-Buchungsstapel. Jede Station ist Code, jede Rechnung nachvollziehbar, jeder Fehler ein Alert statt eine Rückfrage aus der Kanzlei.

datev.handler.ts
// datev.handler.ts — eine Quelle, zwei Artefakte (eu-central-1)
import { buildEN16931, validateKosit } from './en16931'
import { toDatevExtf } from 'exportly'
export const handler = async (order: Order) => {
// order: Stripe Invoice | Shopware Order | JTL-Wawi Auftrag
const invoice = buildEN16931(order, {
number: order.invoiceNumber, // BT-1 = Belegnummer in DATEV
taxCategory: resolveTax(order), // S · AE (Reverse Charge) · E
leitwegId: order.buyer.leitwegId, // nur B2G
})
const report = await validateKosit(invoice)
if (!report.valid) throw new ValidationError(report) // kein Versand, kein Stapel
await archive(invoice.xml, { retentionYears: 10 }) // GoBD
return toDatevExtf(invoice, { skr: 'SKR03', fees: order.fees })
}

AWS Lambda · EventBridge · S3 (eu-central-1) · KoSIT-Validator · ZUGFeRD 2.3 / XRechnung 3.0 · DATEV-Format EXTF

e-rechnung → datev · eu-central-1live

Eingangsrechnungen

  1. Empfang

    XRechnung-XML · ZUGFeRD-PDF

    eingegangen

  2. Prüfung

    EN-16931-Validierung

    valid

  3. Archiv

    GoBD-konforme Ablage

    archiviert

  4. Übergabe

    DATEV Unternehmen online

    übergeben

  5. Buchhaltung

    Buchung in DATEV

    gebucht

Eingangsseite: derselbe Validator, dasselbe Archiv – dann Übergabe an DATEV Unternehmen online.

Belegnummer = Rechnungsnummer
BT-1 der E-Rechnung ist der Belegschlüssel im EXTF-Stapel. Kein Abgleich, keine Dubletten, OP-Liste geht auf.
KoSIT vor DATEV
Schematron-Prüfung gegen die aktuellen XRechnung-Regeln. Nicht valide heißt: kein Versand, kein Buchungsstapel – sondern Alert.
GoBD-Archiv in Frankfurt
XML-Original und PDF/A-3 revisionssicher auf S3 mit Object Lock – zehn Jahre, dann automatisch gelöscht.
Exportly: SKR03/04, Gebühren, Storno
Erlös brutto, Gebühr getrennt, Storno als Gegenbuchung – konfiguriert nach den Konten Ihrer Kanzlei.
Live im Testmodus – kein echtes Geld

So sieht ein DATEV-Buchungsstapel aus Stripe-Daten aus

Beispielzahlungen anlegen und exportieren: Exportly erzeugt den EXTF-Stapel mit Bruttoerlös, Gebühr und Steuerschlüssel. Dieselbe Engine liefert den Stapel zu jeder E-Rechnung aus der Pipeline.

Kontierung

Exportiert einen festen Beispiel-Datensatz (bezahlte Rechnung DE & EU + Kartenzahlung mit Teil-Refund) als echten EXTF-Buchungsstapel – die Voll-Engine läuft live gegen Stripe.

stripe-webhook-feed
wartet

Noch keine Events seit dem Öffnen. Starte die Demo – nur deine eigenen Stripe-Events erscheinen hier in Echtzeit.

    Testmodus · nur deine Sessions · kein echtes Geld

    Der nüchterne Vergleich

    Manueller Belegfluss oder Pipeline?

    Was sich zwischen Rechnungstool, Mail-Postfach und DATEV heute typischerweise abspielt – und was eine automatisierte Kette daraus macht.

    Vergleich: manueller Prozess vs. codehero-Pipeline mit Exportly
    KriteriumManueller Prozesscodehero + Exportly
    Ausgangsrechnung als XRechnung / ZUGFeRD (EN 16931)je nach Tool, oft nur PDF
    KoSIT-Validierung vor Versand bzw. Übergabe
    DATEV-Buchungsstapel (EXTF) aus derselben QuelleAbtippen oder Export + Abgleich
    Belegnummer = Rechnungsnummer = Buchungsschlüssel
    Stornos & Gutschriften mit Referenz (BT-25)
    Eingangsrechnungen vor Übergabe an DATEV geprüftja (Validator)
    GoBD-Archiv des XML-OriginalsMail-OrdnerS3 Object Lock, 10 Jahre
    Übergabe an DATEV Unternehmen onlinemanueller UploadBelegtransfer / Schnittstelle
    Quellen: Stripe, Shopware, JTLgetrennte Exporteeine Pipeline

    Festpreise, netto

    Drei Pakete – DATEV ist ab
    dem Compliance-Stack enthalten.

    Die vollständigen Leistungsumfänge und den Frühbucher-Hinweis finden Sie auf der Stripe-E-Rechnung-Seite. Für Shopware und JTL gelten dieselben Pakete; der Quell-Adapter wird im DATEV-Check festgelegt.

    • 2027-Ready

      2.900 €

      netto, Festpreis

      Ausgangsrechnungen als XRechnung + ZUGFeRD, KoSIT-validiert, Zustellung, GoBD-Archiv. Go-live in 14 Tagen.

      Leistungsumfang ansehen

    • Compliance-Stack

      5.900 €

      netto, Festpreis

      Zusätzlich DATEV-Buchungsstapel (EXTF, SKR03/04) mit Exportly, Stornos als Rechnungskorrektur, Abnahme mit Ihrem Steuerberater.

      Leistungsumfang ansehen

    • Betrieb & Monitoring

      ab 290 €

      pro Monat, optional

      Format-Updates (XRechnung-/ZUGFeRD-Versionen, KoSIT-Regeln), Alerts bei Validierungsfehlern, monatlicher Report.

      Leistungsumfang ansehen

    Für Steuerberater und Kanzleien

    Importfertige Stapel statt
    Rückfragen zum Monatsende.

    Sie betreuen Mandanten, die über Stripe, Shopware oder JTL verkaufen? Dann kennen Sie das Muster: Zahlungsauszüge ohne Gebühren, Rechnungen als PDF, Stornos ohne Referenz. Wir bauen die Pipeline so, dass Sie Belege und EXTF-Stapel bekommen, die zusammenpassen – nach Ihrem Kontenrahmen und Ihrer Belegnummernlogik.

    • Sie legen Konten, Steuerschlüssel und Belegnummernkreis fest – wir konfigurieren Exportly danach
    • Probeimport in DATEV vor dem Go-live, Abnahme gemeinsam mit Ihnen
    • Belegnummer der E-Rechnung = Belegschlüssel im Stapel, Stornos als Gegenbuchung mit Referenz
    • Übergabe nach Unternehmen online über Belegtransfer bzw. die DATEV-Schnittstellen Ihres Mandanten
    • Ein technischer Ansprechpartner für Sie und den Mandanten – keine Hotline

    Mehr zu Kanzlei-Software und Mandanten-Integrationen: Software für Steuerberater

    Was Ihre Kanzlei von uns bekommt

    EXTF-Buchungsstapel
    DATEV-Format, SKR03 oder SKR04, mit Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Zeitraum – per Stapelverarbeitung importierbar.
    Belege, die zum Stapel passen
    XRechnung-XML bzw. ZUGFeRD-PDF je Buchung, Belegnummer identisch, KoSIT-Report auf Wunsch beigelegt.
    Gebühren und Auszahlungen aufgelöst
    Bruttoerlös auf Erlöskonto, Zahlungsgebühr getrennt als Aufwand, Auszahlung gegen Verrechnungskonto – Umsatzsteuer stimmt.
    Empfehlungsprogramm
    Kanzleien, die Mandanten zu uns bringen, erhalten 10 % Provision auf das Projektvolumen – transparent abgerechnet, ohne Verpflichtung.
    Kanzlei-Gespräch vereinbaren

    Projekt-Kalender · 14 Tage

    1. DATEV-Check (30 Minuten)

      Rechnungsquellen, Belegfluss und Kontenrahmen aufnehmen – Festpreis am selben Tag.

      Kostenlos

    2. Umsetzung

      E-Rechnungs-Pipeline und Exportly-Mapping als Code, erste Testrechnungen mit Live-Preview.

    3. Probeimport mit Ihrer Kanzlei

      KoSIT-Report je Rechnung, EXTF-Import in DATEV, Freigabe der Sonderfälle.

      Abnahme

    4. Go-live

      Jede Rechnung entsteht als E-Rechnung und als Buchung – automatisch.

      DATEV-fertig

    In 14 Tagen DATEV-fertig

    Vom DATEV-Check zum Go-live.

    Vier Etappen mit festem Kalender – inklusive KoSIT-Test jeder Rechnung und Probeimport des EXTF-Stapels durch Ihre Kanzlei, bevor die erste Live-Rechnung entsteht.

    1. Tag 1 · DATEV-Check30 Minuten mit Ihnen und auf Wunsch Ihrer Kanzlei: Welche Systeme stellen Rechnungen aus, wie kommen Belege heute nach DATEV, welcher Kontenrahmen? Ergebnis: Scope und Festpreis.
    2. Tag 2–8 · UmsetzungPipeline aus Stripe, Shopware oder JTL: EN-16931-Mapping, XRechnung/ZUGFeRD-Erzeugung, Exportly-Konfiguration (Konten, Steuerschlüssel, Belegnummernlogik), Archiv.
    3. Tag 9–12 · ProbeimportTestrechnungen gegen den KoSIT-Validator, Probeimport des EXTF-Stapels in DATEV durch Ihre Kanzlei, Sonderfälle (Storno, Gutschrift, Reverse Charge, B2G) durchgespielt.
    4. Tag 14 · Go-liveLive-Schaltung, Monitoring und Alerts aktiv, Übergabe mit Dokumentation für Sie und Ihren Steuerberater.
    DATEV-Check
    30 Min
    bis Go-live
    14 Tage
    KoSIT-geprüft
    100 %
    DATEV-Check buchen
    Verifizierte Stripe-Zertifizierungen

    4× Stripe-zertifiziert – öffentlich nachprüfbar

    Wolfgang Müller, Gründer von codehero – jedes Badge ist direkt bei Stripe/credential.net verifizierbar.

    Fragen zu E-Rechnung und DATEV

    Empfang, Unternehmen online, EXTF, Exportly, Steuerberater – die Antworten, die wir im DATEV-Check am häufigsten geben.

    E-Rechnung und DATEV anfragen

    Ihre E-Rechnungen sollen in DATEV ankommen – nicht im Postfach.

    30 Minuten DATEV-Check mit dem Engineer, der Ihre Pipeline baut: Welche Systeme, welcher Belegfluss, welche Kanzlei. Danach ein Festpreis – kein Sales-Pitch.

    Festpreis-Angebot konfigurierenDATEV-Check buchen
    Wolfgang Müllerverfügbar
    Geschäftsführer · Stripe Professional Developer · AWS Solutions Architect
    DATEV-Check buchenProjekt konfigurierenE-Mail