Fristen · Übergangsregeln · Ausnahmen
E-Rechnung Pflicht 2027: Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss
Die E-Rechnungspflicht kommt in drei Stufen: Empfangen seit 2025, Ausstellen ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Dazwischen liegen Übergangsfristen, Ausnahmen für Kleinunternehmer und ein Stichtag, den viele falsch einordnen. Hier steht, was für Ihr Unternehmen gilt — und was Sie jetzt tun sollten.
- 01/2025
- Empfang: alle
- 01/2027
- Ausstellen: > 800 T€
- 01/2028
- Ausstellen: alle
100 % im Browser, keine Datenübertragung
Zeitstrahl 2025 bis 2028
Drei Stufen, zwei Übergangsfristen, ein Stichtag.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das § 14 UStG neu gefasst und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG festgeschrieben hat. Die Finanzverwaltung hat die Anwendung in zwei BMF-Schreiben (15.10.2024 und 15.10.2025) konkretisiert.
Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer
Jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland muss E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können — auch Kleinunternehmer, auch reine B2C-Betriebe (für ihre Lieferantenrechnungen). Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig.
Pflicht aktivAllgemeine Übergangsfrist: Papier und PDF noch zulässig
Alle Rechnungsaussteller dürfen B2B-Rechnungen weiter als „sonstige Rechnung“ stellen — Papier immer, PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
Heute · Übergang läuftAusstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz erzielt hat, muss B2B-Rechnungen ab 2027 als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen die Übergangsfrist ein Jahr länger nutzen.
Frist läuftEnde der verlängerten Übergangsfrist und der EDI-Schonfrist
Letzter Tag, an dem Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz sonstige Rechnungen stellen dürfen. Bestehende EDI-Verfahren, die nicht EN-16931-konform sind, enden mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls hier.
StichtagE-Rechnung für alle B2B-Umsätze verpflichtend
Unabhängig vom Umsatz muss jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmern als E-Rechnung ausgestellt werden. Ausgenommen bleiben nur Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmer und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Endstufe
Wer ist betroffen
Empfangen müssen alle.
Ausstellen — je nach Umsatz und Status.
„Inländisch“ meint Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland. Die Pflicht gilt nur, wenn Aussteller und Empfänger inländische Unternehmer sind.
| Unternehmensgruppe | Empfangen | Ausstellen | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz | seit 01.01.2025 | ab 01.01.2027 | Bis 31.12.2026 Papier/PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz | seit 01.01.2025 | ab 01.01.2028 | Verlängerte Übergangsfrist bis 31.12.2027. |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | seit 01.01.2025 | keine Pflicht | Dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen stellen (§ 34a UStDV). |
| Unternehmen mit bestehendem EDI-Verfahren | seit 01.01.2025 | ab 01.01.2027 bzw. 2028 | Nicht EN-16931-konformes EDI bis 31.12.2027 mit Zustimmung zulässig. |
| Rechnungen an Privatkunden (B2C) | seit 01.01.2025 (Lieferanten) | keine Pflicht | Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmern. |
| Rechnungen an Behörden (B2G) | seit 01.01.2025 | bereits Pflicht (Bund seit 2020) | XRechnung mit Leitweg-ID über ZRE/OZG-RE — eigene Regelwerke. |
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht
Wo die E-Rechnung auch nach 2028 freiwillig bleibt.
Die Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Eine E-Rechnung darf in allen Fällen freiwillig und ohne Zustimmung des Empfängers verwendet werden — der Empfang muss ohnehin funktionieren.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
§ 33 UStDV
Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (brutto) dürfen dauerhaft als Papier oder PDF gestellt werden — eine E-Rechnung ist freiwillig möglich.
Fahrausweise
§ 34 UStDV
Fahrausweise für die Personenbeförderung gelten weiterhin als Rechnung und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Kleinunternehmer
§ 19 UStG · § 34a UStDV
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen können müssen sie sie seit 2025 aber trotzdem.
Privatkunden (B2C)
§ 14 Abs. 2 UStG
Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Endverbraucher bleiben formfrei.
Bestimmte steuerfreie Umsätze
§ 4 Nr. 8–29 UStG
Etwa Finanz-, Versicherungs-, Heilbehandlungs- oder Vermietungsumsätze — für diese Leistungen besteht keine E-Rechnungspflicht.
Nicht im Inland ansässige Unternehmer
§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG
Rechnungen an oder von Unternehmen ohne Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte in Deutschland fallen nicht unter die Pflicht.
Was jetzt zu tun ist
Sechs Schritte bis zum Stichtag.
Die meisten Unternehmen scheitern nicht am Format, sondern am Prozess: Wo entstehen Rechnungen, wo kommen sie an, wer prüft das XML? Diese Reihenfolge hat sich bewährt.
Umsetzung konfigurierenVorjahresumsatz 2026 bestimmen
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027 — sonst ab 2028. Diese Zahl entscheidet über Ihren Zeitplan.
Empfang absichern
Zentrale Rechnungsadresse festlegen, XML-Dateien sichtbar machen (Viewer oder Buchhaltungssoftware) und eingehende E-Rechnungen GoBD-konform archivieren — das XML ist das Original, nicht ein Ausdruck.
Rechnungssystem prüfen
ERP, Shop-System oder Stripe: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD (ab 2.0.1, nicht MINIMUM/BASIC-WL) erzeugen? Welche Version, welches Modul, welcher Aufwand?
Testrechnung validieren
Eine Ausgangsrechnung erzeugen und gegen EN 16931 prüfen. Formatfehler machen aus der E-Rechnung rechtlich nur eine „sonstige Rechnung“ — der Vorsteuerabzug Ihres Kunden hängt daran.
Übergang sauber dokumentieren
Solange Sie PDF-Rechnungen stellen, brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers — AGB oder stillschweigende Annahme reichen. Prozesse und Stichtag intern festhalten.
Buchhaltung und Steuerberater einbinden
Klären, wie E-Rechnungen in DATEV oder die Buchhaltung gelangen — idealerweise automatisch per Schnittstelle statt per Mail-Weiterleitung.
Zulässige Formate — kurz
Was als E-Rechnung zählt — und was nicht.
Eine E-Rechnung muss der Normenreihe EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Parteien vereinbartes Format sein, aus dem sich alle Pflichtangaben vollständig extrahieren lassen. Die Details zu XRechnung, ZUGFeRD und Peppol stehen auf der E-Rechnung-Übersichtsseite.
XRechnung
Reines XML (UBL oder CII) nach EN 16931 — der deutsche Standard, Pflicht bei Rechnungen an Bund und viele Länder.
ZUGFeRD ab 2.0.1
Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Zulässig ab Version 2.0.1 — ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Einfaches PDF, Papier, Scan
Seit 2025 nur noch „sonstige Rechnung“ — in der Übergangsfrist mit Zustimmung erlaubt, nach dem Stichtag keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.
Von der Frist zur Umsetzung
Die Frist kennen ist Pflicht.
Sie automatisiert einzuhalten ist Engineering.
Wir bauen E-Rechnungs-Pipelines, die aus Zahlungs- und Systemevents konforme XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien erzeugen, validieren und an die Buchhaltung übergeben — statt Portal-Login und Handarbeit.
Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Worauf diese Seite beruht.
- BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Stand 23.03.2026) (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 — Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (BStBl I S. 1320) (öffnet in neuem Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 — Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) (öffnet in neuem Tab)
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- § 27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelungen zur E-Rechnung (gesetze-im-internet.de) (öffnet in neuem Tab)
- § 33 und § 34a UStDV — Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern (öffnet in neuem Tab)
- Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108, recht.bund.de) (öffnet in neuem Tab)
Stand: Oktober 2026. Diese Seite und der Fristen-Checker sind eine technische Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
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