E-Rechnung umsetzen: Was Unternehmen bis 2027 erledigen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft Gesetz. Für viele Unternehmen hat sich im Alltag trotzdem noch wenig geändert – das PDF per E-Mail ist während der Übergangszeit weiter erlaubt. Das ändert sich jetzt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, was rechtlich gilt, was eine E-Rechnung technisch ausmacht, wo die typischen Stolpersteine liegen und welche Wege es gibt, die E-Rechnung in Ihre bestehenden Systeme zu bringen – inklusive eines Praxisbeispiels für Unternehmen, die mit Stripe abrechnen.

Die Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz und § 14 UStG

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Es hat § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) neu gefasst und unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen:

• E-Rechnung – eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
• Sonstige Rechnung – jede Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, also auch das klassische PDF.

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Konkretisiert werden sie durch drei Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026. Das jüngste Schreiben präzisiert unter anderem Rechnungsberichtigungen, Rabatte und den Umgang mit Validierungsfehlern – an den gesetzlichen Fristen ändert es nichts. Laut BMF wird eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnung nicht beanstandet, wenn sie den beiden früheren Schreiben entspricht. Antworten auf häufige Fragen bündelt das BMF in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Fristen und Übergangsregeln im Überblick

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.

1. Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist. Laut BMF genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.
2. 2025 und 2026: Ausstellen dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen. Andere elektronische Formate wie das PDF sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
3. Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr (also 2026) mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden.
4. Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Bis Ende 2027 bleibt zudem das EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Ob und ab wann Ihr Unternehmen betroffen ist, prüfen Sie in einer Minute mit unserem Fristen-Checker zur E-Rechnungspflicht 2027.

Was eine E-Rechnung ist – und warum ein PDF nicht reicht

Entscheidend ist der strukturierte Datensatz. Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei, deren Felder – Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze, Beträge – nach der EN 16931 maschinenlesbar aufgebaut sind. Ein PDF ist dagegen ein Bild der Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, eine Buchhaltungssoftware muss es erst interpretieren. Deshalb gilt ein PDF allein künftig nicht mehr als E-Rechnung, selbst wenn es digital verschickt wird.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

• XRechnung – der deutsche Standard, eine reine XML-Datei ohne Sichtteil. Standard bei Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesverwaltungen.
• ZUGFeRD / Factur-X – ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das die XML-Datei eingebettet ist. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die Daten. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind technisch identisch. Als E-Rechnung gelten ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht alle Pflichtangaben abbilden.

Wichtig bei hybriden Formaten: Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil. Weichen PDF-Ansicht und Datensatz voneinander ab, zählt der Datensatz. Mehr zu den Unterschieden finden Sie in unserem Überblick zur E-Rechnung.

Empfangen und Ausstellen: zwei verschiedene Baustellen

Viele Unternehmen behandeln die E-Rechnung als ein einziges Projekt. In der Praxis sind es zwei:

• Empfang – ist seit 2025 Pflicht. Formal genügt ein Postfach, sinnvoll ist aber mehr: Die XML-Datei muss für Freigabe und Buchung lesbar gemacht, geprüft und unverändert archiviert werden. Viele Buchhaltungsprogramme und DATEV-Lösungen können das inzwischen.
• Ausstellung – ist die größere Aufgabe, weil sie an Ihrer Rechnungsquelle ansetzt: Warenwirtschaft, Shop, ERP, Abrechnungssystem oder Eigenentwicklung. Dort müssen die Daten vollständig und EN-16931-konform vorliegen, bevor eine gültige XML-Datei entstehen kann.

Rechnungen an Behörden: XRechnung und Leitweg-ID

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten eigene Regeln, die schon länger bestehen: Lieferanten des Bundes müssen seit November 2020 grundsätzlich elektronisch abrechnen, die Länder haben eigene Verordnungen. Üblicher Standard ist die XRechnung, eingereicht über die Rechnungsportale von Bund und Ländern.

Zentral ist dabei die Leitweg-ID: eine Kennung, mit der die Rechnung der richtigen Stelle innerhalb der Verwaltung zugeordnet wird. Sie erhalten sie von Ihrem öffentlichen Auftraggeber, und sie muss in der XRechnung enthalten sein. Fehlt sie, wird die Rechnung in der Regel abgelehnt.

Archivierung nach GoBD: das Original zählt

E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden – also mindestens der strukturierte XML-Teil, unverändert und maschinenlesbar. Ein ausgedrucktes oder separat erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht. Die Ablage muss den GoBD entsprechen: unveränderbar, vollständig, jederzeit auffindbar.

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – dazu zählen Rechnungen – acht statt bisher zehn Jahre. Andere Unterlagen wie Handelsbücher und Jahresabschlüsse sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. Welche Frist für welche Unterlagen in Ihrem Unternehmen gilt, sollten Sie mit Ihrer Steuerkanzlei abstimmen.

Typische Stolpersteine in der Praxis

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie sie aber seit 2025 wie alle anderen. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Gutschriften und Rechnungskorrekturen

Rechnet der Leistungsempfänger per Gutschrift ab, gilt die E-Rechnungspflicht auch für diese Gutschrift – ausgestellt wird sie dann vom Empfänger. Rechnungsberichtigungen müssen ebenfalls als E-Rechnung erfolgen und sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Gerade bei Plattformen, Provisionsmodellen und Marktplätzen lohnt hier ein genauer Blick.

Validierung nach KoSIT-Regeln

Eine E-Rechnung kann formal korrekt aussehen und trotzdem fehlerhaft sein. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt dafür Prüfregeln bereit, mit denen sich XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien automatisiert gegen die EN 16931 prüfen lassen. Laut BMF ist eine solche Validierung keine Voraussetzung für die Gültigkeit einer Rechnung. Verstößt eine Rechnung aber bei umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gegen die Geschäftsregeln, liegt ein inhaltlicher Fehler vor, der den Vorsteuerabzug Ihrer Kunden gefährden kann. Eine Prüfung vor dem Versand ist deshalb gelebte Qualitätssicherung.

Einzelne Rechnungen können Sie kostenlos mit unserem E-Rechnung-Validator prüfen – direkt im Browser, ohne dass die Datei Ihren Rechner verlässt.

Unvollständige Stammdaten

Der häufigste Grund für ungültige E-Rechnungen sind fehlende Daten in der Quelle: keine Umsatzsteuer-ID des Kunden, unvollständige Adressen, fehlende Leistungszeiträume oder Freitext statt strukturierter Steuersätze. Diese Lücken fallen beim PDF nicht auf – bei der XML-Datei schon.

Drei Wege zur E-Rechnung

Welcher Weg zu Ihnen passt, hängt vor allem davon ab, wo Ihre Rechnungen heute entstehen:

• Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware – für Unternehmen, die Rechnungen manuell schreiben. Die meisten etablierten Programme können ZUGFeRD oder XRechnung inzwischen erzeugen; prüfen Sie, welche Version und welches Profil unterstützt wird.
• ERP, Warenwirtschaft oder Shop – hier sitzt die Umsetzung meist an der Schnittstelle: Rechnungsdaten werden aus dem System gelesen, in ein EN-16931-konformes Format übersetzt, validiert und archiviert. Oft ist das der Moment, die Übergabe an DATEV gleich mitzudenken. Wie das aussehen kann, zeigen wir auf unserer Seite zu E-Rechnung und DATEV.
• Zahlungs- und Abrechnungsanbieter wie Stripe – wer Abos, SaaS oder Online-Verkäufe über einen Zahlungsanbieter abrechnet, hat die Rechnungsdaten bereits strukturiert dort liegen. Dann ist es meist am einfachsten, die E-Rechnung direkt an dieser Quelle zu erzeugen, statt ein zweites Rechnungssystem einzuführen.

Praxisbeispiel: E-Rechnungen direkt aus Stripe

Stripe ist für viele Unternehmen das führende Rechnungssystem. Stripe Invoicing liefert alle nötigen Rechnungsdaten, erzeugt selbst aber keine E-Rechnungsdatei nach EN 16931. Für genau diesen Fall haben wir mit Exportly E-Rechnung eine eigene App für den Stripe App Marketplace entwickelt. Transparenzhinweis: Exportly ist ein Produkt der codehero GmbH.

• ZUGFeRD oder XRechnung – je Kunde wählbar, bei Behörden mit Leitweg-ID.
• Automatisch – die E-Rechnung entsteht beim Finalisieren jeder Stripe-Rechnung und Gutschrift. Stripe bleibt Ihr Rechnungssystem.
• KoSIT-Prüfung – jede XRechnung wird vor dem Versand gegen die KoSIT-Regeln geprüft.
• Free-Tarif – E-Rechnungen erzeugen, herunterladen und auf Knopfdruck versenden, ohne Kosten.
• Pro ab 19,90 € pro Monat (netto zzgl. USt.) – mit eigenem Briefpapier, automatischem Versand und GoBD-Archiv.

Alle Details finden Sie auf der Produktseite von Exportly E-Rechnung, installieren lässt sich die App direkt über den Stripe App Marketplace. Wenn Sie Stripe darüber hinaus individuell anbinden – etwa mit Connect, eigenen Abrechnungslogiken oder DATEV-Übergabe –, unterstützen wir Sie im Projekt: mehr dazu unter E-Rechnung mit Stripe.

Ihr Fahrplan bis zum Jahreswechsel

1. Betroffenheit klären: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Gibt es Ausnahmen? Stimmen Sie das mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
2. Rechnungsquellen erfassen: Wo entstehen Ausgangsrechnungen und Gutschriften – Shop, ERP, Stripe, Excel?
3. Format festlegen: ZUGFeRD für die meisten Geschäftskunden, XRechnung für Behörden und Kunden, die es verlangen.
4. Stammdaten bereinigen: Umsatzsteuer-IDs, Adressen, Leitweg-IDs und Steuersätze vollständig und strukturiert pflegen.
5. Testen und validieren: Testrechnungen erzeugen, gegen die KoSIT-Regeln prüfen und mit Ihrer Buchhaltung abstimmen.
6. Archiv und Empfang prüfen: Sind eingehende und ausgehende E-Rechnungen GoBD-konform im Original abgelegt?

Unterstützung bei der Umsetzung

Sie möchten die E-Rechnung nicht als Pflichtübung, sondern sauber in Ihre Systeme integrieren? Wir analysieren Ihre Rechnungsquellen, setzen die Anbindung um und testen gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch oder beschreiben Sie Ihr Vorhaben im Projekt-Konfigurator.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle – für inländische B2B-Umsätze.
• Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1). Ein PDF allein genügt nicht.
• Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer (beim Ausstellen) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
• E-Rechnungen im Original archivieren – für Buchungsbelege gelten seit dem BEG IV acht Jahre.
• Wer mit Stripe abrechnet, kann E-Rechnungen direkt dort erzeugen, zum Beispiel mit Exportly E-Rechnung.